Prima o poi ogni impresa o professionista si troverà a voler incontrare i propri clienti o possibili clienti in un evento, sia una fiera, una serata, una giornata dedicata, un congresso.
Per organizzare l’evento in modo che abbia successo sarà utile tenere ben presenti alcuni capisaldi.
Le decisioni strategiche
1) Gli obiettivi dell’evento: perché organizzo questa occasione? Quali sono le finalità che mi prefiggo?
A seconda delle risposte seguiranno le scelte fondamentali: si tratta di un evento divertente o istruttivo (educational), informativo o commerciale; a pagamento o gratuito, coinvolgo altri partner o mi arrangio, la sede sarà istituzionale o diversa, la giornata e l’orario lavorativi o meno ecc.
2) Il target dell’evento: nessun evento è per tutti. A seconda degli obiettivi che mi pongo, sceglierò precisamente a chi rivolgermi. Un evento per il pubblico è diverso da un evento per la stampa o per gli addetti al settore. Cambiano l’ambiente, il linguaggio, le location, il tipo di accessi, la disponibilità a pagare ecc. Questa forse è la decisione cruciale, in cui spesso vengono commessi gli errori fatali.
3) Trovare partner, consulenti e gestori di eventi competenti per avere il supporto professionale corretto, dalla progettazione all’esecuzione. Un evento è una questione molto complessa e spesso creativa. Già tenere le fila è difficile, impossibile pensare di poter fare tutto da soli.
4) Stabilire un budget adeguato
Le decisioni operative
Le decisioni operative devono discendere strettamente dalle decisioni strategiche. In nessun caso si può derogare per comodità, per questioni di costi o semplicemente per noncuranza o ignoranza. Una discrepanza tra i due livelli porta quasi certamente al disastro, ovvero all’evento deserto o infelice.
Faccio subito degli esempi molto frequenti:
1) Creare eventi per il pubblico con il tono, l’ambiente e il linguaggio degli addetti al settore crea noia e disagio, anche se magari si ha l’impressione di abbagliarli con preziosità e di salire in cattedra offrendo qualità superiore. Non è purtroppo vero, si sbaglia livello di comunicazione.
2) Ovviamente è vero anche il contrario, ma questo lo si dà di solito per scontato.
Non si offrono contenuti commerciali agli esperti del settore o alla stampa.
3) Attenzione a date e orari: valutate bene la disponibilità del vostro target, agevolatene gli eventuali spostamenti e… non date per scontate le partite di Champions!
L’importanza dei dettagli
È importante creare un team dove ognuno abbia responsabilità chiare, ma ciascuno sia in grado di aiutare gli altri e supplire a eventuali mancanze.
I dettagli vanno considerati insieme, uno per uno.
Fatevi il film di come deve svolgersi l’evento, parlatene in team, prendete in considerazione tutto quello che può andare storto, dal meteo sfavorevole ai ritardi.
Tenete scorte di materiali vari: ombrelli, lampadine o batterie di ricambio per telecomandi, proiettori, spine, ciabatte… Se avete ospiti donne importanti, tenete scorte anche di piccoli oggetti di consumo e di bellezza come calze, spazzole, smacchiatori.
Sono le piccole cose dell’ultimo minuto che creano gli inciampi più incresciosi.
Le check list sono preziose.
La comunicazione
Messaggio univoco, accattivante, ben targettizzato, gestito sul maggior numero possibile di canali adatti al target, con il timing giusto.
E poi... in bocca al lupo! Serenità, entusiasmo e sorrisi. Non potrà mai essere tutto perfetto, ma se c'è stile e accoglienza, professionalità e dedizione, tutti apprezzeranno!
Chiara Tonon
Per organizzare l’evento in modo che abbia successo sarà utile tenere ben presenti alcuni capisaldi.
Le decisioni strategiche
1) Gli obiettivi dell’evento: perché organizzo questa occasione? Quali sono le finalità che mi prefiggo?
A seconda delle risposte seguiranno le scelte fondamentali: si tratta di un evento divertente o istruttivo (educational), informativo o commerciale; a pagamento o gratuito, coinvolgo altri partner o mi arrangio, la sede sarà istituzionale o diversa, la giornata e l’orario lavorativi o meno ecc.
2) Il target dell’evento: nessun evento è per tutti. A seconda degli obiettivi che mi pongo, sceglierò precisamente a chi rivolgermi. Un evento per il pubblico è diverso da un evento per la stampa o per gli addetti al settore. Cambiano l’ambiente, il linguaggio, le location, il tipo di accessi, la disponibilità a pagare ecc. Questa forse è la decisione cruciale, in cui spesso vengono commessi gli errori fatali.
3) Trovare partner, consulenti e gestori di eventi competenti per avere il supporto professionale corretto, dalla progettazione all’esecuzione. Un evento è una questione molto complessa e spesso creativa. Già tenere le fila è difficile, impossibile pensare di poter fare tutto da soli.
4) Stabilire un budget adeguato
Le decisioni operative
Le decisioni operative devono discendere strettamente dalle decisioni strategiche. In nessun caso si può derogare per comodità, per questioni di costi o semplicemente per noncuranza o ignoranza. Una discrepanza tra i due livelli porta quasi certamente al disastro, ovvero all’evento deserto o infelice.
Faccio subito degli esempi molto frequenti:
1) Creare eventi per il pubblico con il tono, l’ambiente e il linguaggio degli addetti al settore crea noia e disagio, anche se magari si ha l’impressione di abbagliarli con preziosità e di salire in cattedra offrendo qualità superiore. Non è purtroppo vero, si sbaglia livello di comunicazione.
2) Ovviamente è vero anche il contrario, ma questo lo si dà di solito per scontato.
Non si offrono contenuti commerciali agli esperti del settore o alla stampa.
3) Attenzione a date e orari: valutate bene la disponibilità del vostro target, agevolatene gli eventuali spostamenti e… non date per scontate le partite di Champions!
L’importanza dei dettagli
È importante creare un team dove ognuno abbia responsabilità chiare, ma ciascuno sia in grado di aiutare gli altri e supplire a eventuali mancanze.
I dettagli vanno considerati insieme, uno per uno.
Fatevi il film di come deve svolgersi l’evento, parlatene in team, prendete in considerazione tutto quello che può andare storto, dal meteo sfavorevole ai ritardi.
Tenete scorte di materiali vari: ombrelli, lampadine o batterie di ricambio per telecomandi, proiettori, spine, ciabatte… Se avete ospiti donne importanti, tenete scorte anche di piccoli oggetti di consumo e di bellezza come calze, spazzole, smacchiatori.
Sono le piccole cose dell’ultimo minuto che creano gli inciampi più incresciosi.
Le check list sono preziose.
La comunicazione
Messaggio univoco, accattivante, ben targettizzato, gestito sul maggior numero possibile di canali adatti al target, con il timing giusto.
E poi... in bocca al lupo! Serenità, entusiasmo e sorrisi. Non potrà mai essere tutto perfetto, ma se c'è stile e accoglienza, professionalità e dedizione, tutti apprezzeranno!
Chiara Tonon
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